FAQ - Support


1. Till dig på kundtjänst

Tack för att du väljer att jobba med kundtjänsten på happy-day.se och tar bra hand om våra kunder tillsammans med oss!

Som utgångspunkt så tror vi på dig som person och att du alltid försöker ditt bästa. Tro på dig själv och ta ansvar för dina handlingar! För att ha det bra på jobbet och utvecklas, ha tydliga mål med dagen, var ödmjuk, be om hjälp och hjälp andra. Vi backar upp dig, både när du gör rätt och om du råkar göra fel. Och du, glöm inte att ha roligt!


Några saker som är obligatoriska:

- Var alltid trevlig mot våra kunder, även om kunden har fel och du har en dålig dag.

- Använd alltid din egen mail, namn@happy-day.se när du mailar till kund och internt. Har du ingen egen mail för tillfället, skriv under med ditt namn. 

Glöm inte att det är du som är ansvarig för det ärendet som du påbörjat tills problemet är löst eller att du har fått ett tydligt klartecken att en kollega har tagit över det. 

- Kolla vår Skype-grupp om du varit ledig eller sjuk för att se om det har hänt något speciellt och ha koll på läget.
 


2. Kontakt & ärenden

Om den här FAQ:n:
Det som står här är aldrig fel även om det kanske inte alltid kan hjälpa dig med en formulering eller att den passar din unika situation till 100%. Tänk efter, ta ansvar, be om hjälp om du är osäker och ha kul!


Vet du inte hur du ska gå till väga?
Hitta en lämplig lösning själv och om du är osäker, be om hjälp eller meddela oss i efterhand om situationen kräver det. Om du mot förmodan inte kan lösa det själv, fråga alltid Heidi om möjligheten finns, annars fråga en annan kollega. Dom kanske har varit med om en liknande situation tidigare? Använd gärna vår Skype-grupp. Om du mot förmodan fortfarande inte kan lösa situationen, se nedan:


Ej akut:
Skriv till Calle i privat meddelande på Skype. Får du inte svar under samma dag skicka ett mail till calle@happy-day.se

Akut:
2. Sms:a Calle (070-3686873)
3. Vänta 10 min, ring sedan Calle



Kontaktpersoner:

Calle Ward, calle@happy-day.se, 070-3686873, personnummer: 860307-6236 - Ansvar för arrangörer och marknadsföring.

Lina Nilsson, lina@happy-day.se, 073-8326339 - Ansvar för ekonomi, distribution av värdebevis/presentboxar, Influenser ansvarig

Heidi Karjalainen, 073-824 28 69, heidi@happy-day.se - Ansvar för Kundtjänst

Marcus Oldin, marcus@easyfy.se, 0708-335021 - Utvecklare -  Ärenden om Calle inte svarar om sidan inte fungerar.
 

Postadress och organisationsnummer: 
H-day AB,
Drottninggatan 5
652 24 Karlstad
Org. Nr: 556876-8096
 


3. Inloggning & Easyfy

För att logga in i Easyfy https://www.happy-day.se/secure 

Easyfy är systemet för E-Handeln som happy-day.se drivs i. Vårt hjärta. Här hanteras allt ifrån vad besökarna ser på sidan, hantering av ordrar, värdebevis, presentkort, leverantörer och mycket mer.

Nedan finner du en kort beskrivning av de olika sidorna ni kommer i kontakt med i Easyfy.

Produktleverantörer:
På sidan för Produktleverantörer så hittar ni våra leverantörer som utför upplevelserna som vi säljer på happy-day.se. Här kan man söka på upplevelsen, ex. "Ölprovning" så visas de olika leverantörerna som utför Ölprovning. Klicka på "Ölbaronerna" så ser du kontaktuppgifter, vilken stad som Ölbaronerna utför upplevelsen i , vilka upplevelser som leverantören utför. Med mera.

>Intern notering
På varje Produktleverantörs sida så finns det en ruta som heter "Intern notering". Här hittar du anvisningar för bokning, anteckningar av viktiga detaljer för upplevelsen eller leverantören. Viktigt. Lägg gärna till information på INTERN NOTERING om du tycker att det saknas något eller om du har ny information som inte står med. 


Ordrar:
Här visas ordrar som har lagts, det går det att söka på ordrar genom att skriva in ordernummer, namn osv. i fältet "Sök i orderlista"

>Specifik order, ex #1026834
När du går in i ordern så ser du all information om ordern, kunden, leveranssätt, värdebevis och betalning till viss del. Här kan du makulera ordern, ge rabatt, skicka om värdebevis på nytt, skicka om fakturor från Klarna på nytt. m.m. 


Kuponger:
Klicka på kuponger för att få hantera något av följande: 

>Presentkort
Här hanteras våra presentkort. Du kan söka och skapa nya presentkort. Se flik "Skapa presentkort"

>Upplevelsekod
Du kan söka på och hantera alla värdebevis här. Genom att klicka på en upplevelsekod så ser du vilken order det är kopplat till, vilken produkt, om boknings har genomförts, värdebevisets gilitighetstid och om det har något värde kvar i "kvar att utnyttja".
 


4. Om happy-day.se

2011 Avslutade Calle Ward sin karriär inom motorsport och satsade fullt ut på entreprenörskap. Som elitidrottare inom motorsport så var en stor del av jobbet för Calle att anordna aktiviteter och events för samarbetspartners och sponsorer. Och det var där idén föddes, att erbjuda unika upplevelser till fler än samarbetspartners och sponsorer. Presentidén kom ifrån Calles Kompis Jenny, som frågade Calle ”Varför startar du inte ett eget upplevelsepresent-företag” när de satt och diskuterade affärsidéer över en kopp kaffe.

Och på den vägen är det. I november 2016 lanserades happy-day.se Och för att sticka ut på marknaden ligger fokus på att ge kunderna marknadens bästa villkor när de köper en unik upplevelse att ge bort i present. Marknadens bästa villkor innebär blixtsnabb leverans, 3 års giltighetstid och bytesrätt, 45 dagars öppet köp och en unik presentbox att ge bort.

På happy-day.se hittar våra kunder upplevelser som vinprovningar, luftballongsflygning, supersportbilskörningar och spabehandlingar. Värdebevisen för en köpt upplevelse levereras i våra presentboxar eller via e-post med direktleverans inom 5 minuter.

Tack vare hårt jobb, bra timing och fantastiska människor är happy-day.se ett av de företag som jobbar med upplevelsepresenter som växer snabbast. Människorna som jobbar med happy-day.se gillar fart och fläkt och idag finns det hundratals olika upplevelser på ett stort antal platser runt om i Sverige att välja bland för kunderna. Målsättningen är att fortsätta tillväxtresan genom att erbjuda ännu fler unika upplevelser över hela Sverige till marknadens bästa villkor, som ger minnen för livet.

Happy-day.se drivs genom bolaget H-Day AB som ägs av Carl Ward AB.
 


5. Vi vill alltid bli bättre

Vi vill göra förbättringar för våra kunder, så de behöver kontakta kundtjänsten så lite som möjligt. Det finns många saker vi kan lösa på vår hemsida och i annan kommunikation med kunder som gör att de inte behöver kontakta oss för att få hjälp.

I all kommunikation vill vi att du är uppmärksam på frågor som skulle kunna besvarats utan att de behövt kontakta dig.

Kundtjänsten är den delen av företaget som har mest kontakt med våra kunder, därför tar vi gärna emot tips från dig om du har något som vi kan besvara på hemsidan. Givetvis tar vi gärna emot förslag och idéer på andra saker som t.ex. tips på upplevelser eller andra förslag på förändringar på vår hemsida. 

Vi vill lära oss varför kunderna väljer att använda sin ångerrätt och öppetköp för att bli bättre i framtiden därför är det viktigt att du tar reda på så mycket du kan om orsaken till deras beslut och gärna skriver en kommentar om vad du tror är orsaken när du makulerar ett köp.


6. Nöjda kunder

Vårt mål är att alltid ha nöjda kunder, glöm inte det när du har kontakt med dem. Ditt jobb innebär ett stort ansvar - att just den kunden du har kontakt med ska vara nöjd.

I den här guiden beskriver vad som kan sägas i varje moment. Men, vi vill att ni ska prata med kunderna som det passar var och en och som passar kunderna och den situation som ni har just framför er. 

Om ni känner er osäkra, kolla gärna här i FAQ:n. Det som står här är aldrig fel även om det kanske inte alltid kan hjälpa dig med en formulering eller att den passar din unika situation till 100%. Tänk efter, ta ansvar, be om hjälp om du är osäker och ha kul!
 


7. Kompensation

I vissa fall behöver du hjälpa en kund att lösa ett problem. Vi litar på ditt omdöme, att du tar ansvar och ger kunden en rimlig kompensation sett till vilken situation som har uppstått. Vi vill ge kompensation i form av presentkort. Se punkt "Skapa presentkort".


Här kommer frågor som kan förekomma och en guide i hur du kan hantera olika situationer.

Är en kund missnöjd och inte vill utföra upplevelsen?
Ta reda på anledningen till varför kund inte vill utföra upplevelsen. Om kunden köpt inom 45 dagar, är återbetalning okej. Se punkt för 8 "återbetalning". Annars har kund rätt att byta upplevelse under gilltighetstiden som är 3 år från inköpsdatum. För att göra detta se punkt 10 Presentkort.

Påstår kund att arrangören har gjort fel?
Ta reda på vad kunden tycker att arrangören har gjort fel. när du har fått kundens version på vad som hänt. Kontakta leverantören och få deras version för att reda ut vad som hänt. När du har en klar bild av situationen, diskutera med Calle för en lämplig lösning. 

Har kund fått utföra en upplevelse där det här något tråkigt?
Ta reda på vad kunden tycker att det är som hänt. När du har fått kundens version, kontakta leverantören och få deras version för att reda ut vad som hänt. När du har en klar bild av situationen, diskutera med Calle för en lämplig lösning. 

Har kund på grund av andra skäl ingen möjlighet att utföra upplevelsen?
Vid en sådan här situation så får vi göra en bedömning från fall till fall. Ta reda varför kunden inte kan utföra upplevelsen, diskutera sedan med Calle för en lämplig lösning.

Har vi en upplevelse på hemsidan som inte längre utförs på orten?
Ibland händer det att ett samarbete med en leverantör avslutas under perioden för giltigheten på upplevelsen som är 3 år. Försök att skapa förståelse från kunden, då vi oftast inte kan påverka vad som hänt. Erbjud presentkort på en annan upplevelse och hänvisa till våra köpevillkor om det behövs.

Om ni ändå är osäkra på hur ni ska bemöta kund, fråga i första hand Heidi och i andra hand Calle. 

(Det förekommer även att vi betalar tillbaka pengar, men då behövs godkännande från Calle, så lova därför inte att det är möjligt innan du har fått det godkänt).
 


8. Återbetalning

Alla kunder har 45 dagars öppet köp vid köp på happy-day.se. Därför är det viktigt att i första läget kolla när köpet gjordes. Om kunden är inom öppet-köp-tid så är okej att återbetala en kund utan godkännande, Viktigt: en återbetalning kan endast göras till den person som köpt upplevelsen. Om en person har fått en upplevelse i present så kan inte denne bli återbetalad. Då är det byte av upplevelse/presentkort som gäller se punkt 10 "Skapa Presentkort".


För att Återbetala kund inom 45 dagar:

Kontrollera att värdebeviset:
- Inte har gått ut (Giltigt T.O.M)
- Inte är markerad som genomförd
- Att Upplevelsen inte är bokad

Gör så här:
>Ordrar
>Sök i orderlista
>Öppna order
>Makulera hela ordern (Då återbetalas summan till det konto och person som gjort köpet).
> Ange orsak till makulering

(Viktigt - Vi vill lära oss varför kunderna väljer att använda sin ångerrätt och öppetköp för att bli bättre i framtiden därför är det viktigt att tar reda på så mycket du kan om orsaken till deras beslut och gärna skriver en kommentar om vad du tror är orsaken när du makulerar ett köp.)


Order äldre än 45 dagar:
Om en order är äldre än 45 dagar och kund villl ha återbetalning hänvisa till våra köpevilkor. Kund har godkänt dessa vid köp. Om situationen kräver, erbjud kunden kompensation och gör en bedömning enligt punkt 7 "Kompensation".

Det kan i vissa fall ändå vara möjligt att göra en återbetalning. Det beror helt på vilken situation du och kunden har framför er. Ta reda på orsaken till varför kunden vill ha pengarna tillbaka och diskutera med Calle innan du ger svar till kund. 


Har bokat med inte genomfört upplevelsen:
Kontrollera med kunden om han bokat upplevelsen och hos vilken leverantör. Om kunden har bokat upplevelsen, men inte genomfört den. Meddela kund att du ska kontrollera om en återbetalning är möjlig och att du återkommer så fort du vet.

För att veta om du kan göra en återbetalning av ett värdebevis för en upplevelse behöver du kontakta leverantören för att fråga leverantören/arrangören om deras av och omboknings-regler. Det är alltid våra leverantörers/arrangörer av och ombokningsregler som gäller när kunden bokar en upplevelse. Prata med leverantören/arrangören och bestäm tillsammans hur ni löser situationen på bästa sätt.

Kund säger att den inte mottagit pengar för återbetalning
Se punkt 9 "Klarna".


9. Klarna

Klarna hanterar alla köp på happy-day.se. Svar för de vanligaste frågorna som rör Klarna hittar du i Easyfy. Se punkt 3. 

Fakturafrågor:
Har en kund missat sin faktura, Skicka ut en ny genom att söka upp ordern i Easyfy och klicka på "skicka ny faktura" (Går att välja per post eller E-post)

Har kund andra frågor gällande sin faktura, hänvisa direkt till Klarnas Kundtjänst. 

Inloggningsuppgifter Klarna:
calle@happy-day.se
Folkrace1
 


10. Skapa presentkort

Skapa Presentkort:

>Kuponger
>Presentkort
>Skapa ny

- Fyll i presentkortets värde
- Momssats ska vara 0%
- Giltig t.o.m. ska vara 3 år framåt från dagens datum 
- Intern notering om varför presentkortet har skapats, glöm inte att hänvisa till ordernr. 
- Klicka på uppdatera, Då visas Presentkortskoden i översta rubriken. 
- Kopiera koden och skicka till kund. 


Byta upplevelse:
Om kund vill byta upplevelse så kan du omvandla ett värdebevis till ett presentkort, som kunden använder för att betala med i kassan på hemsidan. 

Gör så här: 
- Ta reda på värdebevisnummer
- Gå in på https://www.happy-day.se/boka
- Skriv in värdebevisnummer och klicka på boka. 
- Då visas bokningssidan, klicka på "omvandla till presentkort"
- Då har samma kod omvandlats till ett presentkort som du kan meddela kund
 


11. Leverantörer

Våra produktleverantörer kan logga in i vår partnerportal för att kontrollera och fakturera värdebevis för våra kunder som har utfört upplevelser hos dem. 

Logga in:
När en leverantör ska logga in i vår partnerportal så sker det via https://www.happy-day.se/leverantorer

Glömt lösenord:
Om en leverantör har glömt sitt lösenord så kan dem gå till https://www.happy-day.se/leverantorer och klicka på "Glömt lösenord". Där skriver dem i sin mailadress som är kopplad till sitt konto och klickar på "återställ" Om leverantören inte kommer ihåg vilken mailadress som är kopplad till kontot så kan du kontakta Heidi, Calle eller Lina. 

Teknisk support:
Om det är en leverantör som har ett tekniskt problem, att det ex. inte går att validera eller fakturera en kod. Kontakta Calle via Skype så hjälper han dig. Glöm inte att det fortfarande är du som är ansvarig för ärendet tills problemet är löst och du har meddelat leverantören detta. 
 


12. Skickade värdebevis

Kunden kan få sitt värdebevis levererat på två sätt. Antingen via E-post inom 5 minuter eller i presentbox inom 1-3 dagar. 

E-Post leverans som inte har kommit fram till kund:
ibland händer det att ett värdebevis som har skickats med E-Post leverans inte kommer fram till kundens Inkorg. 

Kontrollera att:
- Kunden har kollat i sin skräppost
- Att kunden har angett rätt E-Postadress

För att ändra E-Postadress 
>Ordrar
>Sök i orderlista och välj specifik order. 
> Klicka på "ändra" under nuvarande E-Postadress och lägg till rätt. ​
> Klicka på "kör om order". 


Presentbox leverans som inte har kommit fram till kund:
ibland händer det att ett värdebevis som har skickats i en presentbox inte kommer fram till kunden. 

Kontrollera att:
- Att kunden har angett rätt leveransadress och att det stämmer i Easyfy.

För att skicka ut en ny presentbox till kund:
>Ordrar
>Sök i orderlista och välj specifik order. 
> Om leveransadressen är fel klicka på "ändra leveransadress" (hoppa över om adressen stämmer)
> Klicka på "kör om order". Då skickas ordern per automatik till ordermailen och orderavdelningen.


Försenad presentbox:
Om en presentbox inte hunnit fram i tid så kan du erbjuda kunden att skicka ut värdebeviset med E-Postleverans. 

För att skicka ut E-postleverans till kund, (byta leveranssätt)
>Ordrar
>Sök i orderlistan och välj specifik order.
>Klicka på "kör om order" för att generera en ny värdebeviskod. OBSERVERA att denna skickas då till ordermailen, så du måste meddela Lina via Skype att order inte ska skickas.
> På produktraden så hamnar det nya värdebeviset, klicka på visa PDF, spara ner det nya värdebeviset till datorn och maila till kund manuellt och bifoga den nya PDF:en. 
 


1

Välj

2

Köp

3

Boka

4

Upplev